В последние годы тенденция проводить видеоконференции для оперативного обсуждения различных организационных вопросов стала доминирующей практически во всех областях человеческой деятельности.
Этому способствовало быстрое развитие соответствующей технологической базы и появление комплексных решений, которые легко адаптировать для любых потребностей: управления, обмена опытом, принятия решений, контроля производственных и бизнес-процессов. Более того, возникло целое направление этикета – правила поведения в ходе видеоконференций.
Эффективная передача изображений, видео и звука современными средствами связи, помогает достичь реалистичного «эффекта присутствия» (по каналам с высокой пропускной способностью). Это крайне важно в таких отраслях, как телемедицина, юриспруденция и судебное дело, работа кадровых агентств, образование и воспитание. Тем не менее, результативность и эффективность видеоконференций зависит от некоторых постоянных факторов.
Условия, влияющие на качество видеоконференций
Техническая составляющая – это главное условие, от которого зависит успешность и продуктивность мероприятий, проводимых во время сеансов видеосвязи. К ним относят: соответствие технических параметров и возможностей аппаратной и программной части системы видеоконференцсвязи (ВКС) поставленным целям и задачам, способность техники поддерживать стабильный, защищенный канал связи, обеспечивать бесперебойный обмен данными определенного типа при желаемых нагрузках. Для этого специалисты по построению индивидуальных и корпоративных систем ВКС учитывают такие характеристики:
- мощность пользовательских видеотерминалов (соответствие объема ресурсов потребностям участника);
- качественный захват видео на камере терминала;
- возможность реализовать разные режимы отображения видеоконференции на экране терминала;
- достаточная ширина канала передачи данных между сервером ВКС и всеми участниками мероприятия.
Реализация эффективной ВКС возможна только после тщательного профессионального анализа характера и режимов будущих конференций на основании потребностей заказчика и условий проведения. Для этого разрабатывается проект ВКС, который соответствует не только потенциальным нагрузкам, но и финансовым интересам компании.
Условия проведения видеоконференции: на качество видеоконференцсвязи напрямую влияют факторы среды, в которой проводится мероприятия: объем помещения, условия естественного освещения и размещения дополнительных осветительных приборов, фон, одежда участников. Важным является удобное расположение видеокамер, микрофонов, панелей управления, мониторов, экранов. Эргономичность пользовательских и управленческих устройств, их правильная локализация помогает избежать задержек и лишней суеты во время сеансов ВКС, повысить комфорт общения участников и сделать выступление более презентабельным.
Правильная организация и подготовка к сеансам ВКС: тщательное планирование любых мероприятий – залог достижения поставленных целей с минимальными затратами времени и ресурсов. Стоит заранее составить план видеоконференцсвязи, продумать регламент, порядок презентаций, назначить удобное для каждого участника время начала и предоставить собеседникам достаточное время для выступления. Также необходимо заранее предупредить всех участников о времени и порядке видеоконференции, разослав сообщения по удобным каналам связи. При этом желательно, чтобы участники авторизовались в системе заранее. Это позволит администраторам проверить качество связи в режиме реального времени, устранить погрешности в настройках и избежать возможных осложнений в ходе самой конференции. Перед сеансом ВКС необходимо тщательно протестировать работу системы и каждого устройства, проверить качество кабельных соединений, расположение оборудования и его направленность. Если Вы испытываете трудности с использованием систем видеоконференцсвязи, Вы можете воспользоваться услугами сторонних специалистов. Они организуют техническое сопровождение конференций, в удобное для Вас время для и ночи.
Простые правила помогут продемонстрировать уважение к участникам мероприятия, обеспечить всем комфортные условия и мотивировать к более конструктивному диалогу.
Соблюдайте этические нормы общения во время видеоконференций. Рекомендуем:
- не опаздывать;
- представиться участникам;
- убедиться, что все владеют техническими средствами для проведения сеанса ВКС и они настроены надлежащим образом;
- предупредить о том, что сеанс начался;
- смотреть в камеру;
- держать микрофон ближе к себе;
- говорить четко, внятно, по сути;
- уважать чужое время и не затягивать свое выступление;
- не перебивать собеседников;
- избегать лишней жестикуляции, движений;
- отключать свой микрофон во время выступления других участников, чтобы не «засорять» акустический канал посторонними звуками;
- избегать одежды и фона, которые конфликтуют с атмосферой и темой конференции;
- стараться использовать хорошо подготовленные, читабельные наглядные материалы с крупными шрифтами, хорошо различимыми изображениями, небольшим количеством текста и не слишком яркими цветами.
Чтобы достичь высокого качества видеоконференцсвязи и ее целей важно, чтобы организаторы, участники, операторы и администраторы системы ВКС хорошо знали свои права, обязанности и выполняли их вовремя. Нелишним будет заранее ознакомиться с демонстрационными материалами, планами выступления участников и согласовать их.
